学校各单位:
《湖北职业技术学院档案查阅管理规定》已经学校研究同意，现予以印发，请遵照执行。
湖北职业技术学院档案查阅管理规定
为科学合理利用学校档案资源，进一步规范学校档案查阅工作，确保档案资料安全、完整，特制定以下规定。
一、查阅内容
学校文书、学籍、科研、基建、财务等类别中可对外公开的档案资料。
二、查阅时间
(一)正常工作日:周一至周五
(二)寒暑假期间:提前一天电话预约(法定节假日原则上不提供查阅)
三、查阅程序
(一)学籍档案
1.所需证件
查阅本人学籍的，须持本人身份证(或工作证、学历证书)等有效证件;校内教职工帮助在校学生或往届学生查阅学籍档案的，需提供被查阅学生书面授权的委托书;校外单位及人员查询非本人学籍档案的，需提供所在单位介绍信或被查阅人提供的书面委托书。
2.填写《湖北职业技术学院档案资料查阅审批表》，完成相关审批手续后，方可查阅。
(二)非学籍类其他档案
校内各单位及教职工因工作需要，查阅非学籍类其他档案资料的，需填写《湖北职业技术学院档案资料查阅审批表》，经所在单位主要负责同志签字，报图书档案馆审核备案后，方可查阅。
(三)涉密等重要档案
因工作需要，校内单位确需查阅学校涉密、重要档案资料的，需填写《湖北职业技术学院档案资料查阅审批表》经学校主要领导审核同意后，方可查阅;
校外单位需提供所在单位公函，填写《湖北职业技术学院档案资料查阅审批表》经学校主要领导审核同意后，方可查阅。
四、工作要求
(一)档案资料查阅一律在档案室进行，原则上不提供针对校外单位及人员查询除学生学籍档案资料外的其他档案资料，恕不提供电话及线上查阅服务。
(二)档案资料一般不外借，确因工作需外借的，须经分管校领导批准，办理外借手续(5天内归还).
(三)查阅、借阅档案时，不得随意涂改、拆卷或损毁，档案工作人员有权对违规者给予劝告、责令赔偿等，情节严重的直至追究法律责任。
(四)寒暑假期间，确需查阅档案资料的，应提前一天与档案室电话预约查询，以便做好相关工作安排，法定节假日原则上不提供档案查阅。
附:湖北职业技术学院档案资料查阅审批表（见附件）
